Je wil samen met enkele enthousiaste vrijwilligers de handen in elkaar slaan en een eigen initiatief op poten zetten? Bij het organiseren van activiteiten komt heel wat kijken. Een fuif, een toneelvoorstelling, een buurtfeest, een festival..

Op deze pagina trachten we een antwoord te geven op al deze vragen.

 

 

 

 

 

Melden van evenementen

Werken met vrijwilligers

Een plaats voor je activiteit

Subsidiemogelijkheden

Materiaal

Eten & Drinken

Muziek

Je activiteit aankondigen

 

Melden van evenementen

Wanneer je als organisator een evenement organiseert in de gemeente Melle, dien je ons op de hoogte te stellen van de geplande activiteit.  Dit kan door het invullen van een standaard  evenementenformulier dat je ten laatste 21 dagen voor aanvang bezorgt aan de gemeentelijke infodienst.
De gevraagde gegevens laten ons toe om de risico’s van elk evenement in te schatten en de gepaste maatregelen te treffen. Via het evenementenformulier kan je ook toelating vragen voor het spelen van versterkte muziek op openbare plaatsen of voor het schenken van sterke dranken (zie verder).

Werken met vrijwilligers

Vrijwilligerswet

De wet op het vrijwilligerswerk uit 2006 verplicht organisaties om vrijwillige medewerkers grondig te informeren en te verzekeren. Alle info vind je op www.vrijwilligerswetgeving.be.

In deze brochure van de Koning Boudewijnstichting vind je alle info op een rijtje.

Gratis verzekering vrijwilligerswerk

De provincie Oost-Vlaanderen biedt een gratis verzekering vrijwilligerswerk aan. Hiermee wil men vooral tijdelijke en occasionele initiatieven goed verzekeren. De aangeboden verzekering omvat burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Alle info vind je terug op de website van de provincie.

Voor je de gratis verzekering kan aanvragen, dien je een erkenning als vrijwilligersorganisatie aan te vragen. Bezorg ons hiervoor ten laatste 6 weken voor je activiteit plaatsvindt een aanvraagformulier.

Opgelet: in de maanden juli en augustus is er niet iedere week zitting van de provinciale deputatie. Om zeker te zijn dat je aanvraag dan tijdig verwerkt kan worden, dien je je aanvraag dus bij voorkeur 8 weken vooraf in.

Een plaats voor je activiteit

Gemeentelijke infrastructuur

De gemeente beschikt over heel wat zalen op diverse locaties in de gemeente. Een overzicht van de gemeentelijke zalen en lokalen vind je hier.

Andere zalen en ruimtes

• Het Gildenhuis in Melle Vogelhoek beschikt naast een grote zaal ook over enkele kleinere vergaderzalen.  Erkende verenigingen krijgen de huurprijs terugbetaald van de gemeente (behalve voor het gebruik van de keuken). Lees hiervoor zorgvuldig het reglement na en bezorg ons ten laatste 2 maanden na afloop van je activiteit het aanvraagformulier.

• Psychiatrisch centrum Caritas bezit een zeer mooie tentoonstellingsruimte Transept. Ook particulieren en verenigingen kunnen deze ruimte gebruiken. Voor meer info neem je contact op met dhr. Johan Demets.

Manifestaties in open lucht

Waarom geen activiteit organiseren in open lucht? Een aanvraag voor manifestaties op de openbare weg (zoals bvb. een buurtfeest) dien je minstens 21 kalenderdagen voor de geplande datum door te geven via het evenementenformulier. Wij doen het nodige en laten je weten of je aanvraag al dan niet is goedgekeurd.

Speelstraten

Buurtbewoners kunnen tijdens de zomermaanden een aanvraag indienen om van hun straat een tijdelijke ‘speelstraat’ te maken. Het verkeer wordt tijdelijk omgeleid en bewoners kunnen opnieuw de straat op. Alle info vind je in het volgende dossier.

Subsidiemogelijkheden

Toelage voor buurtfeesten

Wil je met je straat of buurt een activiteit organiseren? Dat kan! Het gemeentebestuur Melle helpt je daarbij een handje. Je kan een toelage krijgen voor initiatieven die voor meer samenhorigheid en gezelligheid in je buurt zorgen gedurende het ganse jaar.

Alle info vind je in het dossier. Wil je een aanvraag indienen?  Bezorg ons ten laatste een maand vooraf een ingevuld aanvraagformulier (dit vind je in het dossier)  en evenementenformulier.

Culturele projectsubsidies

De gemeente voorziet ieder jaar een bedrag voor de ondersteuning van vernieuwende culturele projecten.  Denk je aan het organiseren van een theatervoorstelling, een muziekfestival, een tentoonstelling, kortom: een culturele activiteit, dan maak je kans op financiële steun.

Om in aanmerking te komen voor subsidies dient een project aan een aantal voorwaarden te voldoen. Zo moet de activiteit plaatsvinden in Melle en toegankelijk zijn voor een breed publiek, al dan niet aan een toegangsprijs. Alle voorwaarden vind je in het reglement.

Subsidies vraag je aan door het invullen van een aanvraagformulier. Aanvragen voor projecten in de periode januari t.e.m. juni moeten gebeuren voor 1 november het jaar vooraf. Aanvragen voor projecten in de periode juli t.e.m. december moeten ons voor 1 mei bereiken.

Provinciale subsidies

Ook de provincie Oost-Vlaanderen subsidieert projecten binnen de domeinen cultuur, sociaal-cultureel volwassenenwerk, erfgoed, sport en jeugd. De provincie ondersteunt enkel projecten of evenementen met een bovenlokale uitstraling. Kleinere projecten komen dus niet in aanmerking. Een overzicht vind je op deze pagina.

Materiaal

Afvalpunten voor evenementen

Verko is de intercommunale  voor huisvuilomhaling en afvalverwerking. Bij voldoende grote evenementen stellen zij gratis afvalpunten ter beschikking van organisatoren om het sorteren van afval aan te moedigen. De afvalcontainers worden gratis bezorgd en weer opgehaald. Alle info vind je hier.

Gemeentelijke uitleendienst

De gemeente beschikt over audiovisueel en feestmateriaal dat gratis kan ontleend worden door erkende verenigingen. Een overzicht van het materiaal en het aanvraagformulier vind je hier.

Provinciale uitleendienst

Ook bij de provincie kan je terecht voor het ontlenen van audiovisueel en tentoonstellingsmateriaal of sport- en spelmateriaal.

Eten & drinken

Drankvergunning

Tot voor kort vereiste het schenken van alcoholhoudende dranken een attest 240i, de zogenaamde tapvergunning.  Deze vergunning werd in 2006 echter afgeschaft.
Voor de verkoop van sterke dranken is nog steeds de toelating van het college van burgemeester en schepenen vereist. Het gaat om zowat alle alcoholische dranken behalve bieren en wijnen. Wanneer je sterke dranken wil schenken op een activiteit of evenement, vermeld je dit dus op het evenementenformulier dat je bezorgt aan de gemeente.

Verkoop van voedingswaren

In principe is een vergunning van het FAVV, het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, vereist telkens wanneer je voedingsmiddelen verkoopt. De controle-eenheden voeren echter een realistisch beleid. Bij kleinere evenementen zoals een fuif, een buurtfeest of een eetfestijn van een vereniging heb je dus geen vergunning meer nodig.

Herbruikbare bekers

Denk aan het milieu! In de plaats van wegwerpbekers uit karton of plastic, kan je bij de gemeentelijke uitleendienst herbruikbare plastic bekers gebruiken.  Ze zorgen voor een kleiner afvalvolume en zijn bovendien smakelijker om uit te drinken.

Fairtradeproducten

Producten met het fairtradelabel zijn niet alleen lekker, ze zijn ook gemaakt met respect voor lokale producenten.  Wil je fairtrade producten gebruiken op je activiteit of evenement? Neem contact op met Oxfam Melle.

Muziek

Gebruik van versterkte muziek

Organisatoren van fuiven of andere activiteiten waarbij versterkte muziek wordt gebruikt (zoals bvb. straatfeesten) zijn verplicht het College van Burgemeester en Schepenen min. 21 dagen vooraf op de hoogte te brengen. Dit doe je aan de hand van het evenementenformulier.
Het college kan beperkende maatregelen opleggen wat betreft het geluidsniveau of het sluitingsuur van de activiteit of – in uitzonderlijke gevallen waarbij de openbare orde niet kan gegarandeerd worden – de activiteit zelfs verbieden.

Sabam

Sabam is de vergoeding die organisatoren betalen aan auteurs voor het gebruik van muziek, beeld of teksten. Je dient minimaal 10 dagen vooraf een aanvraag in te dienen bij Sabam, zoniet kan men een boete aanrekenen.
De vergoeding wordt – afhankelijk van de soort van activiteit – berekend op basis van een aantal factoren, zoals de inkomprijs en de prijs van een drankje. Het kan de moeite lonen om vooraf de (vaak ingewikkelde) tarifering te bekijken. Dit kan in volgende tariefsimulator. Door je prijzen een paar eurocenten te verlagen, kan je vaak veel besparen op je sabamfactuur.

Billijke vergoeding

De billijke vergoeding is een compensatie voor de artiesten-vertolkers en de producenten van muziek die je gebruikt in het openbaar.
De gemeente neemt de billijke vergoeding voor de zalen en lokalen van het gemeenschapscentrum voor haar rekening. Dit betekent dat je voor activiteiten die hier doorgaan geen aanvraag meer hoeft te doen en ook geen bijdrage zal betalen. Voor activiteiten die elders doorgaan (ook in openlucht!) moet je een aangifte doen van tijdelijke activiteit.

Je activiteit aankondigen

Het succes van je activiteit staat of valt met een goede bekendmaking. We geven hier een overzicht van de belangrijkste mogelijkheden.

Cultuurmomenten en Melina

Melina is het gemeentelijk infoblad dat bezorgd wordt aan alle inwoners van Melle. De culturele activiteitenkalender Cultuurmomenten wordt 4 maal per jaar bedeeld in alle Melse bussen (eind december, maart, juni, september). Bezorg ons een aankondiging van je activiteit een maand voor de publicatie.

Elektronische nieuwsbrief

Iedere maand verspreidt de dienst vrije tijd een elektronische nieuwsbrief waarin we alle activiteiten voor de komende maand in Melle aankondigen. Commerciële activiteiten of activiteiten die enkel toegankelijk zijn voor leden, worden niet opgenomen. Activiteiten kan je hier doorgeven.  

Culturele activiteiten die reeds verschenen in Cultuurmomenten, worden automatisch opgenomen in de nieuwsbrief.

Affiches en strooifolders

Affiches en strooifolders blijven een zeer doeltreffend communicatiemiddel om publiek naar je activiteit te lokken. Een paar aandachtspunten:

 

• Vanaf 1 januari 2007 worden alle affiches kleiner dan 1 m² vrijgesteld van aanplakkingstaks. Gebruik je affiches van meer dan 1 m², dan dien je een aangifte te doen bij het ontvangstkantoor der domeinen, tel. 09 321 79 70 of dom.gent@minfin.fed.be.  Je betaalt dan 50 eurocent per affiche.

• Vermeld de verantwoordelijke uitgever. Hierdoor weten mensen bij wie ze terecht kunnen voor meer informatie.

• Plak geen affiches op plaatsen die hiervoor niet bestemd zijn. Dit valt onder wildplakken en de affiches zullen dan ook worden verwijderd. Voor het aanbrengen van affiches langs de openbare weg heb je de schriftelijke toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen. Wil je affiches aanbrengen langs gewestwegen (Brusselsesteenweg, Geraardbergsesteenweg) dan vraag je schriftelijke toelating aan het agentschap Wegen en Verkeer – district en regie 411, Walstraat 101, 9050 Gent.

• De gemeente voorziet een aantal infokasten in de verschillende woonkernen waarin verenigingen affiches kwijt kunnen. Affiches voor de infokasten kan je in vijfvoud afgeven bij de dienst info en feestelijkheden.

UITdatabank

Vergeet zeker je activiteit niet toe te voegen op www.UITdatabank.be. Een waaier van kanalen put rechtsreeks uit deze databank, waardoor je activiteit op maximale aandacht kan rekenen.

Pers

Dag- en weekbladen zijn ook een handig instrument om promotie te maken voor je activiteit. Hier vind je een recente lijst met de lokale perscontacten. Verstuur een persbericht ongeveer twee weken vooraf, liefst digitaal. Voeg zeker een foto of afbeelding bij, zo heb je meer kans dat je bericht wordt opgenomen.