Evenement organiseren

Digitaal evenementenloket?!

De activiteitenkalender van de gemeente Melle is steeds goed gevuld: straatfeesten, fuiven voor jong en oud, wandel- en fietstochten, wijkkermissen en rommelmarkten… elke maand zijn er tal van activiteiten.

Om uit te zoeken of je al dan niet een evenementenvergunning nodig hebt, kan je gebruik maken van de flowchart.

Vraag hier je evenement aan

Opgelet: Dien je aanvraag minstens 6 weken op voorhand in. De gevraagde gegevens laten ons toe om de risico's van elk evenement in te schatten en de gepaste maatregelen te treffen. Het is onze taak om na te gaan of je evenement op een veilige manier kan doorgaan met respect voor alle inwoners van Melle. 

Indien je aanvraag niet voor het termijn van 6 weken is aangevraagd, kan er niet gegarandeerd worden dat het evenement kan verwerkt / vergund kan worden. 

Voor een wielerwedstrijd is vaak overleg met andere (buurt)gemeenten noodzakelijk. Voor dit type evenement hanteren we een aanvraagtermijn van minstens 12 weken.

Wanneer je deze termijnen niet respecteert, kunnen we je aanvraag mogelijks niet tijdig verwerken.

Elke organisator dient zich te houden aan het Algemeen Politiereglement.

Slim formulier

Het Eaglebe Evenementenloket heeft een uitgebreid aanvraagformulier. Net zoals het oude evenementenformulier wordt alles gegroepeerd in verschillende thema’s zoals locatie, mobiliteit, geluid, publiciteit en veiligheid.

Het aanvraagformulier is tevens ‘slim en dynamisch’ waarbij, afhankelijk van de antwoorden, meer of minder moet ingevuld worden. Ook wordt het formulier steeds tijdelijk opgeslagen zodat niks verloren gaat.

Het evenementenloket bevat eenvoudige tools zodat de aanvrager perfect zijn evenement kan intekenen op het openbaar domein. Ook wielerwedstrijden kunnen op basis van een GPX-bestand gemakkelijk ingevoerd worden.

Werkwijze

Via de handleiding onderaan deze pagina leggen we je graag uit hoe je een account kan aanmaken en een evenement kan aanvragen. In deze handleiding kan je ook per rubriek enkele belangrijke aandachtspunten terugvinden. Houdt deze handleiding dus naast jou wanneer je (zeker bij de eerste keer!) aan de slag gaat met het digitaal evenementenloket.

• Ga naar het evenementenloket (met registratie) 
• Bij een eerste bezoek aan deze pagina, kan je je registreren en een account aanmaken.
• Een account aanmaken biedt veel voordelen zoals het kopiëren en updaten van een oude aanvraag, inzicht hebben in de eigen aanvraag, een aanvraag beginnen en later afwerken, ...
• Maak bij voorkeur een account aan op een algemeen mailadres (voor verenigingen, organisaties, scholen, ...).
• Je kan ook een (éénmalige) aanvraag indienen zonder registratie (let op: in dit geval kan je de aanvraag nadien niet meer nakijken).
• Ga aan de slag met de vragenlijst.
• Zorg dat je over voldoende informatie beschikt omtrent je activiteit (zie checklist: evenement organiseren).
• Ook bijlagen kunnen opgeladen en toegevoegd worden: een grondplan, een inplantingsplan, een aanvraagformulier voor de inzet van eigen security, ...
• Opladen van een veiligheidsdossier: De veiligheidsdiensten maken van elk evenement een risicoanalyse. Als daaruit blijkt dat er extra veiligheidsmaatregelen nodig zijn voor je evenement, zal het gemeentebestuur je vragen om een veiligheidsdossier op te maken en toe te lichten op een coördinatievergadering. Tijdens dat overleg wordt het evenement geëvalueerd en worden in samenspraak met alle betrokkenen eventuele extra maatregelen vastgelegd.

  Een sjabloon voor je veiligheidsdossier vind je in de bijlagen onderaan de pagina.

Ondersteuning

• Het Eaglebe platform heeft ook een helpdesk met verschillende eenvoudig uitgelegde artikels.
• Heb je nog niet gevonden wat je zocht, dan kan je ook steeds de evenementendienst raadplegen: stuur een mailtje naar infodienst@melle.be of neem telefonisch contact op via 09.210.07.77/78.
• Wens je gebruik te maken van de gemeentelijke infrastructuur, controleer dan vooraleerst de beschikbaarheid en maak nadien uw reservatie aan.
• Als aangesloten Melse vereniging kan je ook gebruik maken van onze uitleendienst.
• Sommige projecten worden door het lokaal bestuur financieel ondersteund: bekijk hier de subsidies. 

Nuttige websites

Unisono: Speel je muziek tijdens je evenement? Vergeet dan zeker niet om Sabam en de Billijke Vergoeding in orde te brengen. Vanaf 1 januari 2020 regel je Sabam en de Billijke Vergoeding met één licentie en via één betaling op het platform van Unisono.

Opgelet: in de gemeentelijke infrastructuur wordt de Billijke Vergoeding reeds betaald door de gemeente. Indien jouw evenement dus hierin plaatsvindt, hoef je de Billijke Vergoeding niet meer te betalen. Dit geldt echter niet voor Sabam!

DDS Verko: Op de website van DDS Verko kan je nuttige informatie rond afvalpreventie raadplegen.

OVAM: Op deze website kan je o.a. de wetgeving rond cateringmateriaal terugvinden.

FOD: Op de website van FOD kan je o.a. de regelgeving m.b.t. alcohol terugvinden.

FAVV: Op de website van FAVV kan je alle richtlijnen m.b.t. voedselveiligheid terugvinden.

Uitdatabank: Op Uitdatabank kan je je evenement publiceren en bekendmaken.

Vrijwilligersverzekering Vlaanderen: Op deze website kan je je vrijwilligers verzekeren voor je evenement.

Eerste hulp bij fuiven (EHBF): EHBF is een handleiding met daarin een overzicht van alle regelgeving, van alle lokale instanties waar je terecht kunt en praktische tips van ervaren organisatoren om een evenement goed te plannen en vlot te laten verlopen.

Ik organiseer: Hier kan je vragen en nog meer antwoorden terugvinden rond het organiseren van evenementen.

Formaat: Op deze website vind je ondersteuning terug rond jeugdwerk.

 

Wij wensen je alvast veel succes toe met de organisatie van jouw event!

 

Wat doet de gemeente met uw aanvraag?

De aanvraag wordt pas in behandeling genomen als alle vragen zijn beantwoord. Als de aanvraag correct is ingediend, gaan wij over tot het inwinnen van adviezen. 

Via een interne checklist gaan wij na of je activiteit veilig en correct kan verlopen, met een minimale overlast voor de buurtbewoners. Is de gevraagde locatie nog vrij op de door jouw vermelde datum? Zijn er geen overlappingen met andere activiteiten of eventuele werken?

Na het inwinnen van deze adviezen wordt de aanvraag voorgelegd aan het college of aan de burgemeester voor een definitieve beslissing:

Goedkeuring

Na de goedkeuring door de burgemeester of het college ontvang je de toelating voor je evenement. Let wel: hieraan kunnen eventueel een aantal bijkomende voorwaarden verbonden zijn.

Weigering

Evenementenaanvragen kunnen ook geweigerd worden na een negatieve opportuniteitstoets of om technische redenen.

Melding van een (privé)evenement

Een privéfeest zoals een familiefeest of een communiefeest op privéterrein hoef je niet aan te vragen via het digitaal loket. Toch raden we je aan om feesten met een groot aantal genodigden of met verwachte hinder aan het gemeentebestuur te melden zodat wij de politiediensten hiervan op de hoogte kunnen brengen.

Je kan je evenement melden door een e-mail te sturen naar infodienst@melle.be met de datum en het start- en einduur, de locatie en een gsm-nummer.